Πολιτική Απορρήτου

1. Ποιοι είμαστε και ποιοι είναι οι ρόλοι μας

Η Πλατφόρμα παρέχεται από την «Softlution» (athletesbook.gr) — Φραγκούδη Παναγιώτα (δ.τ. Softlutions), ΑΦΜ 144458490 (Δ.Ο.Υ. Καλαμαριάς), έδρα Γραβιάς 5, 546 45 Θεσσαλονίκη (ο «Πάροχος», «εμείς»).

Για τους σκοπούς της νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων, οι ρόλοι διαμορφώνονται ως εξής:

• Ο αθλητικός σύλλογος / σωματείο που χρησιμοποιεί την Πλατφόρμα για τη διαχείριση των μελών του είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας των δεδομένων των αθλητών, γονέων/κηδεμόνων και προπονητών του. Ο σύλλογος καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας.
• Η Softlution ενεργεί ως Εκτελών την Επεξεργασία (πάροχος τεχνολογίας) για λογαριασμό των συλλόγων, επεξεργαζόμενη δεδομένα αποκλειστικά βάσει των εντολών τους και της μεταξύ μας σύμβασης επεξεργασίας.
• Για ορισμένα δεδομένα που αφορούν τη λειτουργία της ίδιας της Πλατφόρμας (π.χ. λογαριασμοί διαχειριστών συλλόγων, τιμολόγηση της συνδρομής, ασφάλεια), η Softlution ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

2. Κατηγορίες δεδομένων που επεξεργαζόμαστε

Ανάλογα με τον ρόλο σας και τις λειτουργίες που χρησιμοποιεί ο σύλλογός σας, ενδέχεται να επεξεργαζόμαστε:

• Στοιχεία ταυτότητας & επικοινωνίας: ονοματεπώνυμο, ημερομηνία γέννησης, φύλο, διεύθυνση, τηλέφωνο, email, στοιχεία γονέα/κηδεμόνα.
• Αναγνωριστικά: ΑΜΚΑ (όπου απαιτείται από τον σύλλογο ή τη νομοθεσία), αριθμός μητρώου αθλητή, στοιχεία λογαριασμού χρήστη.
• Δεδομένα ειδικών κατηγοριών (ευαίσθητα): δεδομένα υγείας, όπως ιατρικές βεβαιώσεις καταλληλότητας άθλησης, ημερομηνίες λήξης βεβαιώσεων και σχετικές σημειώσεις (Κάρτα Υγείας Αθλητή). Αυτά επεξεργάζονται με ιδιαίτερη προστασία.
• Φωτογραφίες & εικόνα: φωτογραφία προφίλ αθλητή και τυχόν φωτογραφικό υλικό που αναρτά ο σύλλογος.
• Δεδομένα δραστηριότητας: παρουσίες/απουσίες (check-in με QR/NFC), εγγραφές σε τμήματα, πρόγραμμα μαθημάτων, πρόοδος, badges.
• Οικονομικά δεδομένα: συνδρομές, οφειλές, ιστορικό πληρωμών. Τα πλήρη στοιχεία καρτών δεν αποθηκεύονται από εμάς — διεκπεραιώνονται από τους παρόχους πληρωμών.
• Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, τύπος συσκευής/φυλλομετρητή, αρχεία καταγραφής (logs) και απαραίτητα cookies, για ασφάλεια και ορθή λειτουργία.

3. Σκοποί επεξεργασίας και νομικές βάσεις

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Παροχή της υπηρεσίας (διαχείριση μελών, παρουσίες, προγράμματα, ανακοινώσεις, επικοινωνία) — νομική βάση: εκτέλεση σύμβασης (άρθ. 6 παρ. 1 στ. β GDPR) ή/και το έννομο συμφέρον του συλλόγου.
• Επεξεργασία δεδομένων υγείας (Κάρτα Υγείας) — νομική βάση: ρητή συγκατάθεση (άρθ. 9 παρ. 2 στ. α GDPR) ή/και τήρηση νομικής υποχρέωσης του συλλόγου σχετικά με την ασφαλή άθληση.
• Πληρωμές & συνδρομές — νομική βάση: εκτέλεση σύμβασης και νομική υποχρέωση (φορολογικά/λογιστικά, άρθ. 6 παρ. 1 στ. γ GDPR).
• Ειδοποιήσεις & ενημερώσεις (email/push για αλλαγές προγράμματος, οφειλές) — νομική βάση: εκτέλεση σύμβασης ή έννομο συμφέρον (άρθ. 6 παρ. 1 στ. στ GDPR).
• Ασφάλεια, πρόληψη απάτης & βελτίωση της Πλατφόρμας — νομική βάση: έννομο συμφέρον.
• Προαιρετικές λειτουργίες (π.χ. στατιστικά μη απαραίτητα, χρήση φωτογραφιών για προβολή) — νομική βάση: συγκατάθεση, την οποία μπορείτε να ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή.

4. Ανήλικοι και γονική συναίνεση

Μεγάλο μέρος των αθλητών είναι ανήλικοι. Για την εγγραφή και επεξεργασία των δεδομένων ανηλίκου απαιτείται η συναίνεση του γονέα ή του ασκούντος τη γονική μέριμνα. Ο γονέας/κηδεμόνας:

• παρέχει και μπορεί να ανακαλέσει τη συγκατάθεση για την επεξεργασία δεδομένων του ανηλίκου (ιδίως δεδομένων υγείας και φωτογραφιών)·
• ασκεί τα δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων εκ μέρους του ανηλίκου·
• είναι υπεύθυνος για την ακρίβεια των στοιχείων που καταχωρεί.

Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα ανηλίκων χωρίς την κατάλληλη γονική συναίνεση. Εάν διαπιστωθεί τέτοια περίπτωση, τα δεδομένα διαγράφονται.

5. Αποδέκτες και τρίτοι

Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα. Ενδέχεται να τα κοινοποιούμε, στο μέτρο που είναι απαραίτητο, σε:

• Παρόχους πληρωμών (π.χ. Viva, Stripe) για την ασφαλή διεκπεραίωση συνδρομών και online πληρωμών·
• Πάροχο αποστολής email (Resend) για τα συναλλακτικά/ενημερωτικά μηνύματα της Πλατφόρμας·
• Παρόχους φιλοξενίας & υποδομών (hosting/cloud) στους οποίους φιλοξενείται η Πλατφόρμα·
• Τον ίδιο τον σύλλογο και τα εξουσιοδοτημένα του στελέχη (διαχειριστές, προπονητές), ανάλογα με τον ρόλο τους·
• Δημόσιες αρχές, όταν αυτό επιβάλλεται από τον νόμο.

Όλοι οι εκτελούντες την επεξεργασία δεσμεύονται με συμβάσεις που διασφαλίζουν την προστασία των δεδομένων σας κατά τον GDPR.

6. Διεθνείς διαβιβάσεις

Επιδιώκουμε τα δεδομένα να αποθηκεύονται εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Όπου ορισμένοι πάροχοι λειτουργούν εκτός ΕΟΧ, η διαβίβαση πραγματοποιείται μόνο με κατάλληλες εγγυήσεις — απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) — ώστε να διασφαλίζεται ισοδύναμο επίπεδο προστασίας.

7. Χρόνος διατήρησης

Διατηρούμε τα δεδομένα για όσο διάστημα είναι ενεργός ο λογαριασμός/η σχέση μέλους με τον σύλλογο και για όσο απαιτείται από τους σκοπούς επεξεργασίας:

• Δεδομένα μέλους: για τη διάρκεια της συμμετοχής και εύλογο διάστημα μετά τη λήξη της, εκτός αν ζητηθεί νωρίτερη διαγραφή.
• Οικονομικά/φορολογικά παραστατικά: για το διάστημα που ορίζει η φορολογική νομοθεσία (κατά κανόνα έως 5–10 έτη).
• Δεδομένα υγείας: για όσο απαιτείται η ισχύς της βεβαίωσης και τυχόν νόμιμη υποχρέωση τεκμηρίωσης.

Μετά την πάροδο των αντίστοιχων περιόδων, τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται με ασφάλεια.

8. Ασφάλεια των δεδομένων

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων, όπως κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (HTTPS/TLS), έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων, ασφαλή διαχείριση κωδικών, τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και παρακολούθηση συμβάντων. Παρότι καμία μέθοδος δεν είναι απολύτως ασφαλής, δεσμευόμαστε να αντιμετωπίζουμε άμεσα κάθε περιστατικό και, όπου απαιτείται, να ειδοποιούμε τις αρμόδιες αρχές και τα υποκείμενα εντός των προθεσμιών του GDPR.

9. Τα δικαιώματά σας

Ως υποκείμενο των δεδομένων, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα, τα οποία μπορείτε να ασκήσετε δωρεάν:

• Πρόσβαση στα δεδομένα σας και ενημέρωση για την επεξεργασία τους·
• Διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων·
• Διαγραφή («δικαίωμα στη λήθη»), όταν δεν υφίσταται νόμιμος λόγος διατήρησης·
• Περιορισμός της επεξεργασίας σε ορισμένες περιπτώσεις·
• Φορητότητα — λήψη των δεδομένων σε δομημένη, μηχαναγνώσιμη μορφή·
• Εναντίωση στην επεξεργασία που βασίζεται στο έννομο συμφέρον·
• Ανάκληση της συγκατάθεσης ανά πάσα στιγμή, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που προηγήθηκε.

10. Πώς ασκείτε τα δικαιώματά σας

Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας:

• μέσα από τον λογαριασμό σας: Ρυθμίσεις → Απόρρητο & Δεδομένα, όπου μπορείτε να δείτε, να κατεβάσετε ή να ζητήσετε διαγραφή των δεδομένων σας·
• με email στη διεύθυνση privacy@softlutions.gr (εναλλακτικά info@softlutions.gr)·
• απευθυνόμενοι απευθείας στον σύλλογό σας, όταν αυτός είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

Θα απαντήσουμε εντός ενός (1) μηνός, με δυνατότητα παράτασης όπου προβλέπεται από τον GDPR.

11. Δικαίωμα καταγγελίας

Εάν θεωρείτε ότι η επεξεργασία των δεδομένων σας παραβιάζει τη νομοθεσία, έχετε δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ):

• Ιστότοπος: www.dpa.gr
• Διεύθυνση: Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα
• Τηλέφωνο: +30 210 6475600

12. Στοιχεία επικοινωνίας & Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)

Για κάθε ερώτημα σχετικά με την παρούσα Πολιτική ή την προστασία των δεδομένων σας, επικοινωνήστε με:

• Softlution — Φραγκούδη Παναγιώτα (δ.τ. Softlutions)
• Έδρα: Γραβιάς 5, 546 45 Θεσσαλονίκη
• DPO / Υπεύθυνος επικοινωνίας: privacy@softlutions.gr
• Γενική επικοινωνία: info@softlutions.gr

13. Τροποποιήσεις της Πολιτικής

Ενδέχεται να επικαιροποιούμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου. Κάθε ουσιώδης αλλαγή θα ανακοινώνεται μέσω της Πλατφόρμας ή με email, ενώ η ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση» στην κορυφή θα ενημερώνεται αναλόγως.